秘书处职能手册(完整版)

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目录__第一章秘书处工作职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1__第二章秘书处岗位职能„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2__第三章秘书处工作制度„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4__第一节公文管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4__第二节文件管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„8__第三节报告管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„11__第四节会议管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„13__第五节督办管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„16__第六节档案管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„18__第七节保密管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„20__第八节对外接待管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„23__第九节总经理日程安排管理办法„„„„„„„„„„„„„„„„„„„25__第十节秘书行为准则与基本素养„„„„„„„„„„„„„„„„„„„28__第四章工作流程„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„30__第五章模板、范文„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„37__第一节文件管理表单„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„37__第二节报告管理表单„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„44__第三节会议管理表单„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„52__第四节公文范本„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„64__第五节总经理日程安排表单„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„70__第一章秘书处工作职责__一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作,监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。__二、负责总经理日程管理,包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。__三、负责文书工作,包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。__四、负责信息、综合资料的收集整理,为总经理决策提供有价值信息,发挥参谋作用。__五、负责会务管理,包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。__六、负责会议决议的督办、反馈工作。__七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。__八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。__九、负责文件、信息、机要保密工作。__十、负责电话记录、电子邮件的传接。__十一、负责完成总经理交办的其他工作。__第二章秘书处岗位职能__一、总经理助理、秘书处主任岗位职责__(一)在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务;__(二)协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设,定期对秘书处人员进行业务技能培训;__(三)协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告;__(四)协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导;__(五)协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案;__(六)负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告,领导报告、讲话、致辞等;__(七)负责汇总实际工作遇到的问题,提出建设性意见并及时呈报行政副总;__(八)负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作;__(九)负责秘书处保密工作;__(十)负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。__二、秘书岗位职责__(一)总经理办公室事务管理__1.负责总经理工作期间日常事务管理;__2.负责总经理日程安排,包括总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排;__3.负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作;__4.负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作;__5.负责总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等工作;__6.负责总经理办公室整理工作,每天总经理下班后,关闭门窗、电脑、电源,整理办公室备品,做好保洁工作;__7.负责总经理交办的其他工作。__(二)文件、档案、保密管理、督办工作__8.负责事业部日常文件信函、报告等材料的起草、打印、收发、登记、转递、催办工作,做到手续完备、及时准确;__9.负责外来文件的分类、登记工作,并放入待处理文件夹内,便于总经理查阅;__10.外来公函、通知及文字材料,及时呈报总经理批阅,根据总经理批示办理;__11.重要和紧急文件,须提醒总经理;__12.每天将呈报总经理批阅的文件清理一次,并核对登记记录,及时按照总经理批示进行传阅并做好登记;__13.根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作;__14.做好借阅档案的登记、回收工作;__15.不可私自对外界透露与公司有关信息,不可私自外借公司文件;__16.做好督办工作。__(三)会务管理__17.负责会议室安排、会议提案收集、会议程序拟定,以及会议通知;__18.负责会议材料准备、会议签到及记录;__19.负责会议备品准备、会场布置检查;__20.负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。__(四)其他工作__21.负责秘书处办公用品的保管、发放登记等工作;__22.负责本部门办公和接待区域的整体环境的整洁,创造良好的办公和接待环境;__23.负责秘书处日志记录;__24.接听电话、妥当应答,并做好电话记录;__25.完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项,并对其负责。__第三章秘书处工作制度__第一节公文管理办法__第一条依据《国家行政机关公文格式》(GBT9704-1999),结合事业部实际,特制定本办法。__第二条公文管理办法概念。公文管理制度是对事业部业务文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度。__第三条公文管理办法制定依据。贯彻执行事业部各项决议和指令,记录事业部经营管理活动全部信息。__第四条公文的范围__1内部公文:事业部与下属部门、下属部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书,分为:__(1)上行文(如:请示、报告、意见、提案等);__(2)下行文(如:通知、批复、章程、制度、命令、决定、指令、公告、通报等);__(3)平行文(如:函等)。__2外部公文:事业部或事业部下属部门与政府机关、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书,大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等,如请示、报告、函电贺信、合同协议等;__第五条公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字,公文标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,正文一般每页排22行,每行排28个字(详见模板)。__第六条公文结构层次序数。第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。__第七条公文用纸。一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。__第八条公文写作__1写作要求。遵循现代应用文写作要求,简明扼要,语言措辞力求准确规范。__2格式要求。内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外,加注事业部统一文眉、页尾,外部公文视行文内容加盖事业部印章(详见模板)。__公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标__题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。__秘密等级和保密期限。涉及事业部秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识保密期限,标识方法与秘密等级相同,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。__紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。__3发文标识。由事业部全称或规范化简称后加“文件”二字组成。发文标识字体使用小标宋体字,用红色标识(如人和商业控股有限公司经营管理事业部文件)。__4发文字号。由事业部代字、文种代字、年份和序号组成。如:下行文、平行文通常采用“事业部发(函)〔2009〕××号”。各部门呈报的报告、请示由“事业部代字+部门代字+年+号”组成,如“事业部人资〔2009〕××号”组成。发文字号一般在发文标识下空2行,用3号仿宋体字,在红色反线之上4mm处居中排布。文种代字一般用“发”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2种。年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起,如〔2009〕,不得使用〔09〕之类简称。序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号,序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。__5签发人。分公司、各部门上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人(应为分公司、各部门的具体承办人员)的姓名和电话。签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字,签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。__6公文标题。公文标题应准确、简要概括公文主要内容并标明公文种类,一般应标明发文分公司、部门。如转发文件原件标题过长时,可用原件发文字号代替,如“人和商业控股有限公司经营管理事业部关于转发××××发〔2009〕××号文件的通知”。__公文标题中文种部分必须符合法定行文关系,与公文的内容性质相吻合。__公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。__公文标题在红色反线下空2行,可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整、排列对称、间距恰当。__7主送。指公文的主要受理机关、单位、部门,应当使用全称或者规范化简称、统称。在标题下空1行,左侧顶各用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。命令(令)、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上,“主送”二字用“已发”代替,后加冒号。最后一个发送单位后加句号。主送机关的全称、特称、单位概念,均应使用统一文字表达形式,不得前后不一。__8公文正文。主送部门名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要,层次清楚。__9附件。公文如有附件,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。__10成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准,电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。__11印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,一律加盖印章。加盖印章要端正、居中。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。__12附注。公文如有附注(需要说明的其他事项),如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等,应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。__13主题词。公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号。词目用3号小标宋体字;词目之间空1字,并刊于抄送栏横线之上。__14抄送部门。抄送部门在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送部门依上级单位、平行单位、下级单位、部门次序排列,抄送部门间用逗号隔开,在最后一个抄送部门后标句号。__15印发单位和印发日期。印发单位是指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印日期为准。印发单位和印发日期位于抄送单位之下,占1行位置;用3号仿宋体字。印发单位左空1字,印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识,并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印××份”。__第九条拟文。公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责,秘书处负责以事业部__名义制发的文件起草。__第十条公文的处理流程__1上行文。提报事业部的文件均由秘书处秘书负责接收、处理。各部门按规定起草后将公文递交秘书处办理公文审批手续(附公文处理审批专用单),呈总经理批阅。秘书处秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复,并将批复的内容转送发文部门及相关负责人,同时进行收文登记(登记时间要精确)。提报董事会、政府部门的公文由秘书处负责制发、送达;__2下行文。由秘书处根据事业部决议或总经理意图起草,并以事业部名义发送至各职能部门,并予以收文登记;__3平行文。指事业部之间、事业部内部门之间的文件。对外部公司的文件由秘书处负责起草,用事业部文头制发。事业部内部门间的协商函由部门负责起草,并报秘书处存档备案。__第十一条附经营管理事业部常用公文模板、范本。__第二节文件管理办法__第一条目的__保证事业部文件管理科学、规范化,实现文件处理精确、及时,提高文件处理效率。__第二条定义__秘书处根据总经理指示对于事业部通行文件进行综合管理,主要由文件制定、归类,借阅、保存管理等构成。__第三条文件类型__按照文件发布去向,可分为上行文、平行文、下行文、泛行文四类。__1上行文:事业部向董事会或政府相关部门的发文。__2平行文:事业部向其他平行部门的发文。__3下行文:事业部对所属各部门、团队的行文。__4泛行文:可以同时上行、下行、平行及社会公布的一种行文(如行政公文中的公告,通告等)。__按文件密级,可分为绝密、秘密、机密、普通、传阅五类。__1绝密:极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。__2秘密:次级重要并且所涉及内容不能像无关人员透露的文件。__3机密:不能向公司以外人员透露内容的文件。__4普通:非机密文件。__5传阅:经营管理事业部内部传阅或传达的文件。__第四条发布形式__根据发布文件公开性、重要性,按时效、节约、环保原则,确定以下发布形式。__1上行文:OA办公系统、电子邮件、纸质__2平行文:OA办公系统、电子邮件、纸质__3下行文:电子邮件、纸质__4泛行文:公司网站、电子邮件__注:以电子邮件、纸质形式发布文件时,视必要程度,接受者须签收登记。__第五条文件管理原则__文件制定遵循实用性、可操作性原则;文件管理遵循保密性、可追溯性原则。__第六条文件制定__根据指示和规定,负责文件的起草、转发、印发、回收、归档工作。__1文件起草:根据总经理要求,负责总经办相关文件的起草工作。__2文件审核:秘书处起草文件后,须报送行政副总或总经理审核批准。__3文件编号:领导审核批准后,对文件进行编号、印发、登记。__4文件转发:部门需要秘书处转发的文件,呈报上级领导批准后,由秘书处负责转发、印发,如有必要,进行回收、归档。__第七条文件收发__事业部(本事业部与董事会、其他事业部之间的书信、文件、传票、小包裹等)以及事业部下属部门文件的收发、分发等均按本制度,由秘书处执行、管理。__1文件接收:文件由秘书处接收,进行登记、分类,经秘书处主任审核、整理后呈报总经理审批。__2文件发送:根据文件发布类型、领导签批指示,进行呈报或发送,如需传阅进行逐步登记。__第八条文件归档__1归档范围:归档的文件材料必须按年度立卷,事业部内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,均按本办法规定,分别立卷归档。包括:__(1)会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。__(2)董事会关于事业部的决定、决议、指示、命令等文件材料。__(3)事业部对外的正式发文及与其他事业部或政府来往的文书。__(4)事业部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。__(5)事业部与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。__(6)事业部负责人任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。__(7)事业部职工劳动、工资、福利方面的文件材料。__(8)事业部的历史沿革、大事记及反映事业部重要活动的剪报、照片、录音、录像等。__2文件保管:文件按内容整理后,分为两类保管:一类是尚未完结的文书,一类是可以归档的文件。全部完结的文书,分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑,并在文件保存簿上做好登记,归档保存。按文书类别不同,保存年限不同。__

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